Für eine automatische Antwort aktivieren Sie in Ihrem Formular-Tool die Bestätigungs-E-Mail, versenden sie von einer Adresse Ihrer eigenen Domain und schreiben einen kurzen Text, der sagt, wann ein Mensch antwortet. Das dauert etwa eine halbe Stunde. Hier finden Sie die Schritte, eine Vorlage und eine Testliste.
Wozu eine automatische Antwort gut ist
Eine automatische Antwort ist eine kurze E-Mail, die in dem Moment verschickt wird, in dem jemand Ihr Kontaktformular absendet. Sie hat drei Aufgaben:
- Sie zeigt, dass das Formular funktioniert hat. Ohne sie sind viele unsicher und schreiben vielleicht noch jemand anderem.
- Sie sagt, wann ein Mensch antwortet.
- Sie nennt einen Kontakt für dringende Fälle.
Sie ist keine Werbe-E-Mail und auch nicht die Antwort auf die eigentliche Frage. Stellen Sie sich die freundliche Person am Empfang vor, die sagt: „Ihre Nachricht ist da. Bis morgen Vormittag meldet sich jemand bei Ihnen.“
Ein weiterer Vorteil für Sie: Die Person hat jetzt schon eine E-Mail von Ihnen im Postfach. Wenn Ihre richtige Antwort kommt, wird sie seltener übersehen.
Einrichtung in fünf Schritten
Die Menüpunkte heißen je nach Tool anders, die Schritte sind aber fast überall gleich.
- Die Einstellung finden. In den meisten Formular-Tools und Website-Baukästen heißt sie „Bestätigungs-E-Mail“, „Autoresponder“ oder „E-Mail an den Besucher“. Bei WordPress-Formular-Plugins ist es oft eine zweite E-Mail unter „Benachrichtigungen“ oder „Mail“.
- Das E-Mail-Feld zur Pflicht machen. Ohne Adresse keine Bestätigung. Prüfen Sie, ob das Formular danach fragt und das Feld als Pflichtfeld markiert ist.
- Den Absender festlegen. Nutzen Sie eine Adresse Ihrer eigenen Domain, zum Beispiel info@ihr-betrieb.de. Als Antwortadresse tragen Sie ein Postfach ein, das wirklich jemand liest. Vermeiden Sie „noreply“-Adressen. Menschen antworten auf Bestätigungen, und diese Antworten sind wertvoll.
- Betreff und Text schreiben. Nutzen Sie die Vorlage unten. Fügen Sie den Namen und die ursprüngliche Nachricht ein, wenn Ihr Tool das kann.
- Ihre eigene Benachrichtigung behalten. Die automatische Antwort geht an die anfragende Person. Eine zweite E-Mail muss weiterhin an Sie gehen, damit Sie von der Anfrage erfahren.
Wenn jemand anderes Ihre Website gebaut hat und Sie die Einstellung nicht finden, bitten Sie um eine „Bestätigungs-E-Mail an den Absender des Formulars“. Das ist ein üblicher, kleiner Auftrag.
Eine Vorlage zum Kopieren
Betreff: Ihre Nachricht ist angekommen
Guten Tag Frau/Herr [Name],
vielen Dank für Ihre Nachricht an [Betrieb]. Sie ist gut bei uns angekommen.
[Ihr Name] antwortet Ihnen persönlich bis [zum Beispiel: zum nächsten Werktag um 12 Uhr]. Sie erreichen uns Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr.
Wenn es eilt, rufen Sie uns bitte an: [Telefonnummer].
Zur Erinnerung, das haben Sie uns geschrieben:
[Kopie der Nachricht]Freundliche Grüße
[Ihr Name]
[Betrieb], [Adresse], [Telefon]
Drei Regeln für den Text:
- Versprechen Sie eine Zeit, die Sie halten können. „Bis morgen Mittag“ ist besser als „so schnell wie möglich“. Schreiben Sie es aber nur, wenn es jede Woche stimmt, auch in vollen Wochen.
- Bleiben Sie kurz. Fünf oder sechs Zeilen genügen.
- Lassen Sie Werbung weg. Keine Rabattcodes, keine Newsletter-Anmeldung, keine lange Leistungsliste. In Deutschland kann Werbung in einer automatischen Bestätigung zudem rechtlich als unerlaubte Werbung gelten. Halten Sie den Text deshalb rein sachlich. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Erst testen, dann vertrauen
Viele automatische Antworten werden einmal eingerichtet und nie geprüft. Dann landen sie monatelang im Spam-Ordner. Nehmen Sie sich zehn Minuten für diesen Test:
- Füllen Sie Ihr eigenes Formular mit einer privaten Gmail-Adresse aus. Kommt die Bestätigung innerhalb einer Minute an? Im Posteingang und nicht im Spam?
- Wiederholen Sie das mit einem zweiten Anbieter, zum Beispiel GMX, Web.de oder Outlook.
- Öffnen Sie die E-Mail am Handy. Ist sie gut lesbar? Sind Name und Nachricht richtig eingesetzt, ohne sichtbaren Code wie „[your-name]“?
- Antworten Sie auf die Bestätigung. Kommt Ihre Antwort in einem Postfach an, das Sie lesen?
- Prüfen Sie, ob auch Ihre eigene Benachrichtigung über die neue Anfrage angekommen ist.
Landet die E-Mail im Spam, liegt es meist am Absender. Die E-Mail sollte über Ihre eigene Domain verschickt werden, und für diese Domain müssen SPF und DKIM richtig eingetragen sein. Das sind Einstellungen bei Ihrem Domain- oder E-Mail-Anbieter. Ihre Webentwicklerin oder Ihr Hoster kann das in wenigen Minuten prüfen. Wiederholen Sie den Test alle paar Monate und nach jeder Änderung an der Website.
Häufige Fehler
- Das Versprechen wird nicht gehalten. In der E-Mail steht „innerhalb von 24 Stunden“, und die Antwort kommt nach vier Tagen. Das ist schlechter als gar keine automatische Antwort.
- Der Text klingt nach Maschine. „Ihre Anfrage wurde unter Ticket 48213 erfasst“ passt zu einem Konzern. Bei einem kleinen Betrieb wirkt ein freundlicher Satz mit echtem Namen besser.
- Es bleibt die einzige Antwort. Die automatische Antwort eröffnet das Gespräch. Sie ersetzt Ihre Antwort nicht. Sinnvolle Ziele finden Sie im Ratgeber Wie schnell auf Anfragen antworten.
- Niemand fasst nach. Reagiert die Person nicht auf Ihre richtige Antwort, sind ein oder zwei höfliche Erinnerungen üblich und meist willkommen.
Wenn Sie die ganze Kette abgeben möchten, bietet Astranode Never Miss a Lead an. Es schickt die Sofortantwort von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse, benachrichtigt Sie und fasst an Tag 2 und Tag 5 nach. Es stoppt, sobald die Person antwortet oder STOP schreibt.
Eine automatische Antwort bestätigt den Eingang, nennt eine Zeit für die persönliche Antwort und einen Kontakt für Eiliges. Versenden Sie sie über Ihre eigene Domain, testen Sie sie mit echten Postfächern und halten Sie, was darin steht.