Wenn sich ein Interessent nicht mehr meldet, schicken Sie zwei Tage nach Ihrer Antwort eine kurze, freundliche Erinnerung und einige Tage später noch eine. Die meisten sagen damit nicht Nein. Sie haben nur viel zu tun. Hier finden Sie fünf Vorlagen zum Kopieren und die Regeln, mit denen sie höflich bleiben.
Vor dem Schreiben: vier Regeln
Schweigen hat meist einen langweiligen Grund. Ihre E-Mail wurde am Handy in der Warteschlange gelesen und dann vergessen. Die Person wartet auf die Entscheidung des Partners. Oder Ihre E-Mail liegt im Spam-Ordner. Nachfassen hilft in allen drei Fällen.
- Im selben Verlauf antworten. Antworten Sie auf Ihre eigene letzte E-Mail. So sieht die Person alles auf einen Blick und muss nicht suchen.
- Höchstens sechs Zeilen. Eine Nachfass-E-Mail ist eine Erinnerung, kein zweites Angebot.
- Eine einfache Frage stellen. Die besten Nachfass-E-Mails lassen sich mit einem Wort oder einer Zahl beantworten.
- Keine Vorwürfe. Kein „Ich habe leider noch nichts von Ihnen gehört“ und kein „wie bereits geschrieben“. Das macht ein schlechtes Gewissen, und wer ein schlechtes Gewissen hat, antwortet nicht.
Ein einfacher Zeitplan, der für viele kleine Betriebe passt: Antwort an Tag 0, erste Erinnerung an Tag 2, zweite an Tag 5, eine letzte etwa eine Woche später. Dann ist Schluss.
Vorlage 1 und 2: die sanften Erinnerungen
1. Die sanfte Erinnerung (Tag 2)
Betreff: Bleiben Sie im selben Verlauf, dann bleibt auch der Betreff gleich.
Guten Tag Frau/Herr [Name],
ich wollte nur kurz sichergehen, dass meine Antwort vom [Tag] bei Ihnen angekommen ist. Manchmal landen meine E-Mails im Spam-Ordner.
Haben Sie noch Fragen dazu? Ich helfe gern weiter.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Warum das funktioniert: Die Person bekommt eine bequeme Erklärung geliefert. Niemand muss sich dafür entschuldigen, dass es etwas gedauert hat.
2. Der nützliche Zusatz (Tag 5)
Guten Tag Frau/Herr [Name],
eines hatte ich noch vergessen: [eine nützliche Information, zum Beispiel „wir können die Arbeiten auch an einem Samstag ausführen“ oder „die Entsorgung des Altgeräts ist im Preis enthalten“].
Soll ich Ihnen einen Termin freihalten? Im Moment wären [Tag] oder [Tag] möglich.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Warum das funktioniert: Es kommt etwas Neues dazu. Eine E-Mail, in der nur „ich wollte mal nachfragen“ steht, gibt keinen Grund zu antworten. Diese hier schon.
Vorlage 3 und 4: die Antwort leicht machen
3. Die einfache Auswahl
Guten Tag Frau/Herr [Name],
damit es schnell geht, antworten Sie gern einfach mit einer Zahl:
1 = Ja, wir machen das
2 = Ich brauche noch etwas Zeit
3 = Ich habe noch eine Frage
4 = Nein danke, ich habe eine andere Lösung gefundenJede Antwort ist in Ordnung. Vielen Dank!
[Ihr Name]
Warum das funktioniert: Eine ganze E-Mail zu schreiben fühlt sich nach Arbeit an. Eine „2“ zu tippen nicht. Außerdem wissen Sie danach, woran Sie sind, und eine „4“ erspart Ihnen weitere Erinnerungen.
4. Der Wechsel zum Telefon
Guten Tag Frau/Herr [Name],
manches lässt sich leichter besprechen als schreiben. Würde Ihnen ein Telefonat von zehn Minuten helfen?
Ich könnte Sie am [Tag] um [Uhrzeit] oder am [Tag] um [Uhrzeit] anrufen. Oder Sie nennen mir eine Zeit, die Ihnen besser passt.
Freundliche Grüße
[Ihr Name], [Telefonnummer]
Warum das funktioniert: Bei größeren Aufträgen gibt es oft Zweifel, die niemand gern aufschreibt. Bieten Sie zwei feste Zeiten an. „Rufen Sie jederzeit an“ klingt höflich, lässt die Arbeit aber bei der anderen Person.
Vorlage 5: die höfliche letzte Nachricht
Guten Tag Frau/Herr [Name],
ich habe nichts mehr von Ihnen gehört und nehme an, dass es gerade nicht passt. Das ist völlig in Ordnung.
Ich schreibe Ihnen dazu nicht noch einmal. Falls [das Vorhaben] später wieder ein Thema wird, antworten Sie einfach auf diese E-Mail. Dann machen wir dort weiter, wo wir aufgehört haben.
Alles Gute und freundliche Grüße
[Ihr Name]
Warum das funktioniert: Der Druck ist weg. Die Nachricht ist ehrlich und lässt die Tür offen. Auf diese E-Mail antworten oft auch Menschen, die vorher geschwiegen haben, weil es die letzte Gelegenheit ist und weil der Ton freundlich bleibt.
Wichtig: Halten Sie Ihr Wort. Schreiben Sie nach dieser Nachricht nicht mehr zu dieser Anfrage. Und wenn jemand zu irgendeinem Zeitpunkt darum bittet, nicht mehr angeschrieben zu werden, hören Sie sofort auf.
Höflich bleiben und die Regeln beachten
Einige Erinnerungen an jemanden, der bei Ihnen ein Angebot angefragt hat, gehören zur Bearbeitung dieser Anfrage. Etwas anderes ist es, die Person in einen Newsletter aufzunehmen oder ihr allgemeine Werbung zu schicken. Dafür brauchen Sie in Deutschland, Österreich und der Schweiz in aller Regel eine Einwilligung. Bleiben Sie deshalb beim Thema der Anfrage und halten Sie die Zahl der Nachrichten klein. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und ändern sich. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Eine kurze Checkliste:
- Fassen Sie nur zu dem Thema nach, das angefragt wurde.
- Drei Erinnerungen reichen für die meisten Anfragen. Mehr dazu im Ratgeber Wie oft nachfassen.
- Hören Sie auf, sobald eine Antwort kommt oder jemand absagt.
- Schreiben Sie zu üblichen Zeiten an Werktagen.
- Notieren Sie das Datum jeder Erinnerung, damit nicht zwei Personen im Team doppelt schreiben.
Das Schwierige ist nicht das Schreiben, sondern am richtigen Tag daran zu denken. Bei wenigen Anfragen reicht eine Erinnerung im Kalender. Wenn Sie das abgeben möchten: Never Miss a Lead von Astranode fasst an Tag 2 und Tag 5 von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse nach und stoppt, sobald die Person antwortet oder STOP schreibt.
Ein stiller Interessent ist meist beschäftigt und nicht verloren. Schreiben Sie kurz und im selben Verlauf, machen Sie die Antwort leicht, liefern Sie etwas Nützliches und enden Sie mit einer höflichen letzten Nachricht.