10 Fragen, die Sie vor dem Kauf einer KI-Rezeption stellen sollten

Fragen Sie vor dem Kauf einer KI-Rezeption, woher die Antworten stammen, was sie tut, wenn sie etwas nicht weiß, wie die Übergabe an einen Menschen läuft und was das Ganze insgesamt kostet. Die zehn Fragen unten decken diese und weitere Punkte ab. Schicken Sie sie an jeden Anbieter und vergleichen Sie die schriftlichen Antworten.

So nutzen Sie die Liste

Verkaufsseiten für KI-Produkte klingen oft gleich. Die Unterschiede zeigen sich erst bei genauen Fragen und in einer Live-Demo mit Ihren eigenen Beispielen.

• Schicken Sie dieselben Fragen an zwei oder drei Anbieter.
• Bitten Sie um schriftliche Antworten.
• Bereiten Sie fünf echte Kundenfragen aus Ihrem Betrieb vor und nutzen Sie sie in jeder Demo. Nehmen Sie eine Frage dazu, die der Assistent nicht beantworten können sollte.

Wenn Sie noch überlegen, ob ein solches Werkzeug überhaupt zu Ihnen passt, lesen Sie zuerst Was ist eine KI-Rezeption und was kann sie?

Fragen 1 bis 4: Antworten und Ehrlichkeit

1. Woher stammen die Antworten?

Gut: nur aus Informationen, die Ihr Betrieb liefert und freigibt, etwa Öffnungszeiten, Leistungen, Preise und Regeln. Warnzeichen: „Sie weiß alles“ oder keine klare Quelle.

2. Was tut sie, wenn sie etwas nicht weiß?

Gut: Sie sagt es, nimmt die Kontaktdaten auf und gibt sie weiter. Prüfen Sie das in der Demo mit Ihrer Fangfrage. Warnzeichen: Sie erfindet eine Antwort.

3. Sagt sie, dass sie eine KI ist?

Gut: ja, gleich zu Beginn des Gesprächs. Das ist der ehrliche Standard. Auch die KI-Verordnung der EU (AI Act) enthält Transparenzpflichten für KI-Systeme, die mit Menschen interagieren. Warnzeichen: ein Anbieter, der mit „Ihre Anrufer merken nichts“ wirbt.

4. Wie läuft die Übergabe an einen Menschen?

Gut: ein klarer Weg. Wer wird informiert, über welchen Kanal, wie schnell und mit welchen Angaben? Was geschieht außerhalb Ihrer Arbeitszeit? Warnzeichen: Der Kunde soll „später noch einmal anrufen“ und nichts wird festgehalten.

Fragen 5 bis 7: der Alltag

5. Welche Kanäle deckt sie ab?

Website-Chat, Telefon, Messenger? Viele Produkte können nur einen oder zwei Kanäle. Gleichen Sie das mit den Kanälen ab, die Ihre Kunden wirklich nutzen.

6. Arbeitet sie mit meinem Kalender und meinen Programmen?

Gut: eine direkte Anbindung an den Kalender oder das Buchungssystem, das Sie heute nutzen, damit echte freie Termine angeboten werden. Fragen Sie nach Doppelbuchungen und Absagen. Warnzeichen: „Das können wir bauen“ ohne Termin und Preis.

7. Wie ändere ich Informationen, und ab wann gelten sie?

Preise, Urlaubszeiten und Personal ändern sich. Gut: Sie ändern es selbst oder der Anbieter erledigt es in einer zugesagten Frist. Fragen Sie, ob Sie vergangene Gespräche lesen können. So finden Sie Lücken und Fehler.

Fragen 8 bis 10: Daten, Geld und Ausstieg

8. Wo liegen die Daten, und wer sieht sie?

Fragen Sie nach dem Speicherort, der Aufbewahrungsdauer, der Löschung und danach, ob Gespräche zum Training von KI-Modellen verwendet werden. Nach der DSGVO brauchen Sie in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter. In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz (DSG). Regeln unterscheiden sich je nach Land. Dies ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

9. Was kostet es insgesamt?

Lassen Sie sich jeden Posten nennen:

• Einrichtungsgebühr
• Monatsgebühr
• Grenzen für Gespräche oder Minuten und der Preis darüber
• Kosten für Änderungen und weitere Kanäle
• Kosten für Rufnummer und Telefonie

10. Wie sind Laufzeit und Kündigung geregelt, und was passiert beim Ausstieg?

Gut: kurze Mindestlaufzeit, klare Kündigungsfrist und das Recht, Ihre Daten zu exportieren oder löschen zu lassen. Fragen Sie, was mit Ihrer Rufnummer geschieht. Warnzeichen: lange Bindung, bevor Sie irgendetwas testen konnten.

Eine E-Mail zum Kopieren

Schicken Sie diesen Text an jeden Anbieter in Ihrer engeren Auswahl:

Guten Tag,

wir sind ein [Art des Betriebs] mit etwa [Anzahl] Anfragen pro Monat per [Telefon / Website / Messenger]. Wir vergleichen Angebote für eine KI-Rezeption. Bitte beantworten Sie uns diese Punkte schriftlich:

1. Woher stammen die Antworten des Assistenten?
2. Was tut er, wenn er eine Antwort nicht kennt?
3. Sagt er, dass er eine KI ist?
4. Wie läuft die Übergabe an einen Menschen, auch nach Feierabend?
5. Welche Kanäle sind abgedeckt?
6. Gibt es eine Anbindung an [Ihr Kalender oder Buchungssystem]?
7. Wie ändern wir Informationen, und können wir Gespräche nachlesen?
8. Wo und wie lange werden Daten gespeichert, und werden sie zum Training genutzt? Gibt es einen AVV?
9. Was kostet es insgesamt, mit Grenzen und Zusatzkosten?
10. Wie lang sind Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, und können wir unsere Daten exportieren?

Außerdem wünschen wir uns eine Live-Demo mit fünf eigenen Fragen.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Antworten vergleichen

Tragen Sie die Antworten in eine einfache Tabelle ein. Eine Zeile pro Frage, eine Spalte pro Anbieter. Bewerten Sie jede Zelle mit klar, vage oder fehlt. Wer vor dem Kauf oft vage bleibt, wird danach nicht deutlicher.

Gewichten Sie danach, was Ihnen am wichtigsten ist. Für die meisten kleinen Betriebe entscheiden die Fragen 2, 4 und 9.

Diese Fragen dürfen Sie auch uns stellen. Die 24/7 KI-Rezeption von Astranode ist im Early Access. Sie antwortet aus Ihren freigegebenen Informationen, sagt offen, dass sie ein KI-Assistent ist, bucht Termine und übergibt an einen Menschen. Der Preis: 1.500 $ für die Einrichtung und 199 $ pro Monat.