Eine offizielle sichere Zahl gibt es nicht. Viele vorsichtige Absender bleiben nach einem langsamen Start bei etwa 20 bis 40 kalten E-Mails pro Postfach und Tag. Wer mehr braucht, nimmt weitere Postfächer und Domains dazu.
Eine offizielle Zahl gibt es nicht
Kein Postfach-Anbieter nennt eine sichere Zahl für Kaltakquise per E-Mail. Google Workspace und Microsoft 365 veröffentlichen technische Sendelimits pro Tag. Diese gelten aber für normalen Geschäftsverkehr. Sie sind kein Versprechen, dass Ihre E-Mails im Posteingang landen. Sie können weit unter dem Limit bleiben und trotzdem im Spam enden.
Entscheidend ist, wie die Empfänger reagieren. Öffnen sie die E-Mail, antworten sie, ignorieren sie sie oder melden sie sie als Spam? Wenige Spam-Beschwerden schaden mehr, als eine hohe Menge nützt. Google nennt als Grenze eine Beschwerderate unter 0,3 % in den Postmaster Tools und empfiehlt, deutlich darunter zu bleiben.
Die richtige Frage lautet also nicht: Wie viele kann ich senden? Sondern: Wie viele kann ich senden, solange meine E-Mails noch als erwünscht gelten?
Wichtig vorab: die Rechtslage in Deutschland
In Deutschland ist Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung grundsätzlich nicht erlaubt. Das gilt nach § 7 UWG auch gegenüber Unternehmen. Es gibt nur eine enge Ausnahme für bestehende Kunden. Kalte E-Mails an deutsche Empfänger sind deshalb ein hohes Risiko, unabhängig von der Menge. In Österreich und der Schweiz gelten ebenfalls strenge, eigene Regeln.
Die Zahlen in diesem Ratgeber betreffen daher vor allem Märkte, in denen Kaltakquise per E-Mail unter Bedingungen zulässig ist, zum Beispiel die USA oder Unternehmen in Großbritannien. Mehr dazu lesen Sie unter Ist Kaltakquise per E-Mail erlaubt?. Dies ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Regeln ändern sich.
Ein vorsichtiger Rahmen, den viele nutzen
Die folgenden Zahlen sind verbreitete, vorsichtige Praxis. Es sind keine offiziellen Grenzen, und Ihre Ergebnisse können abweichen.
| Phase | Kalte E-Mails pro Postfach und Tag | Hinweis |
|---|---|---|
| Neues Postfach, erste 2 bis 3 Wochen | 0 | Nur normaler Verkehr und Aufwärmen. Siehe E-Mail-Domain aufwärmen. |
| Erste Sendewochen | 5 bis 15 | Langsam steigern, jede Woche etwas mehr. |
| Eingespieltes Postfach | Etwa 20 bis 40 | Viele bleiben hier und nehmen lieber weitere Postfächer dazu. |
Nachfass-E-Mails zählen mit. Wenn Sie täglich 30 neue E-Mails senden und jede Person zwei Erinnerungen bekommt, sendet das Postfach bald deutlich mehr als 30 am Tag. Planen Sie die Gesamtmenge.
So erreichen Sie eine höhere Gesamtmenge
Wenn ein Postfach nicht reicht, belasten Sie es nicht stärker. Verteilen Sie den Versand.
- Eigene Domain für Outreach. Ihre Hauptdomain bleibt für Kunden und Rechnungen. Leidet der Ruf der Outreach-Domain, ist Ihr normaler E-Mail-Verkehr nicht betroffen.
- Mehr Postfächer statt mehr Menge. Ein Beispiel: Für etwa 300 E-Mails am Tag bei 30 pro Postfach brauchen Sie rund 10 Postfächer. Viele legen nur 2 oder 3 Postfächer auf eine Domain. Das sind 4 oder 5 Domains.
- SPF, DKIM und DMARC auf jeder Domain. Ohne diese Einträge nützt der Rest nichts. Siehe Cold-E-Mail-Zustellbarkeit einfach erklärt.
- Zu Geschäftszeiten und mit Abstand senden. Dreißig E-Mails in einer Minute wirken wie eine Maschine. Dreißig über einen Arbeitstag verteilt wirken wie ein Mensch.
Das kostet Geld für Domains und Postfächer. Das ist der eigentliche Preis für mehr Menge, und er ist geringer als der Schaden an der Domain, von der Ihr Geschäft abhängt.
Was wichtiger ist als die Zahl
- Die Liste. Schreiben Sie nur Unternehmen an, für die Ihr Angebot Sinn ergibt. Hundert gut ausgewählte Kontakte sind besser als tausend zusammengesuchte Adressen.
- Geprüfte Adressen. Prüfen Sie Adressen vor dem Versand. Viele Rückläufer zeigen den Anbietern, dass Sie Ihre Empfänger nicht kennen.
- Eine kurze, schlichte E-Mail. Wenige Sätze, eine Frage, keine Bilder, keine Anhänge und höchstens ein Link.
- Ein einfacher Ausstieg. Sagen Sie, wie man die E-Mails stoppt, und halten Sie sich sofort daran.
Anzeichen, dass Sie zu viel senden
Prüfen Sie diese Punkte jede Woche. Tritt einer auf, halbieren Sie die Menge und suchen Sie die Ursache.
- Die Antworten gehen zurück, obwohl die Menge gleich bleibt.
- Die Rückläufer nehmen zu.
- Empfänger fragen häufiger, woher Sie die Adresse haben, oder schreiben „Stopp“.
- Die Google Postmaster Tools zeigen eine steigende Beschwerderate.
- Test-E-Mails an Ihre eigene Gmail- oder Outlook-Adresse landen im Spam.
- Ihr Anbieter warnt Sie oder schränkt das Postfach ein.
Wenn Sie das nicht selbst aufbauen möchten: Astranode richtet Cold-E-Mail-Outreach auf Anfrage ein, mit Domains und Postfächern auf Ihren Namen, den technischen Einträgen, Aufwärmen und Vorlagen. Wir senden nur an Geschäftsadressen in den USA und in Großbritannien und versprechen keine Ergebnisse.
Bleiben Sie pro Postfach bei wenigen Dutzend E-Mails am Tag, wachsen Sie über weitere Postfächer auf eigenen Outreach-Domains und klären Sie vorher die Rechtslage im Zielland.