Bei einer normalen Anfrage reichen zwei bis drei höfliche Nachrichten innerhalb von etwa zwei Wochen. Danach folgt eine kurze Abschlussnachricht, und dann ist Schluss. Eine bewiesene perfekte Zahl gibt es nicht. Nehmen Sie deshalb eine einfache Regel, die Sie jedes Mal einhalten können.
Die kurze Antwort: ein Zeitplan zum Übernehmen
Die meisten kleinen Betriebe fassen nicht zu oft nach. Sie fassen gar nicht nach. Das Angebot geht raus, es kommt nichts zurück, und man nimmt an, dass kein Interesse besteht. Oft hatte die Person nur viel zu tun.
Dieser Zeitplan ist ein vernünftiger Anfang für jemanden, der Ihnen zuerst geschrieben hat. Er ist ein Vorschlag und stammt nicht aus einer Studie.
| Tag | Was Sie schicken |
|---|---|
| Tag 0 | Ihre erste Antwort oder Ihr Angebot |
| Tag 2 | Nachricht 1: kurze Frage, ob alles angekommen ist |
| Tag 5 | Nachricht 2: etwas Nützliches oder eine einfache Frage |
| Tag 10 bis 14 | Abschluss: Sie melden sich nicht mehr, die Tür bleibt offen |
Zählen Sie Werktage, wenn Ihre Kunden Firmen sind. Bei Privatkunden passen Kalendertage.
Warum Schweigen kein Nein ist
Denken Sie an Ihr eigenes Postfach. Sie wollten auf das Angebot antworten. Dann wurde ein Kind krank, ein Termin drängte, und die E-Mail rutschte nach unten. Eine Woche später ist es einem fast unangenehm, noch zu antworten.
Häufige Gründe für Schweigen:
- Ihre E-Mail liegt im Spam-Ordner oder in einem Reiter, den niemand liest.
- Die Person muss erst mit dem Partner oder der Chefin sprechen.
- Sie wartet noch auf andere Angebote.
- Sie hat eine Frage, möchte aber nicht dumm dastehen.
- Das Vorhaben wurde auf nächsten Monat verschoben.
Nichts davon ist ein Nein. Eine kurze, freundliche Nachfrage hilft in jedem dieser Fälle. Wer wirklich kein Interesse hat, kann das in einem Satz sagen. Auch das ist für Sie nützlich. Sie können den Vorgang schließen und müssen nicht mehr daran denken.
Was Sie jedes Mal schreiben
Jede Nachricht braucht einen Grund. Dreimal hintereinander „Ich wollte nur kurz nachfragen“ wirkt wie Druck. Geben Sie jeder Nachricht eine eigene kleine Aufgabe.
Nachricht 1 (Tag 2)
Guten Tag Frau/Herr [Name],
ich möchte nur sichergehen, dass meine E-Mail vom [Tag] bei Ihnen angekommen ist. E-Mails mit Angeboten landen manchmal im Spam-Ordner.
Wenn Sie Fragen dazu haben, antworten Sie einfach hier.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Nachricht 2 (Tag 5)
Guten Tag Frau/Herr [Name],
ein Punkt, der Ihnen bei der Entscheidung helfen kann: [kurzer nützlicher Hinweis, zum Beispiel die Dauer der Arbeiten oder was im Preis enthalten ist].
Hilft Ihnen ein kurzes Telefonat? Ich habe am [Tag] um [Uhrzeit] Zeit.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Abschlussnachricht
Guten Tag Frau/Herr [Name],
ich habe nichts mehr von Ihnen gehört und nehme an, dass es gerade nicht passt. Das ist völlig in Ordnung. Ich melde mich zu diesem Thema nicht mehr.
Wenn es später wieder aktuell wird, antworten Sie auf diese E-Mail. Dann machen wir dort weiter, wo wir aufgehört haben.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Weitere Formulierungen finden Sie in unseren Follow-up-E-Mail-Vorlagen.
Wann Sie aufhören und wann etwas mehr Geduld passt
Hören Sie in diesen Fällen sofort auf:
- Die Person antwortet. Jetzt ist es ein normales Gespräch und keine Abfolge mehr.
- Die Person sagt Nein oder bittet Sie aufzuhören. Bestätigen Sie das in einem Satz und schreiben Sie nicht mehr.
- Die E-Mail kommt als unzustellbar zurück. Prüfen Sie die Adresse oder rufen Sie einmal an, wenn Sie eine Nummer haben.
Etwas mehr Geduld ist in diesen Fällen in Ordnung:
- Große Vorhaben. Eine Küche, eine Website oder ein Jahresvertrag brauchen mehr Bedenkzeit als eine kleine Reparatur. Eine weitere Nachricht nach drei oder vier Wochen ist vertretbar.
- Es wurde ein Zeitpunkt genannt. Wenn es hieß „wir entscheiden im März“, schreiben Sie im März und nicht vorher.
- Saisonarbeit. Eine Gartenanfrage vom November kann im Frühjahr wieder aktuell sein. Eine Nachricht dann ist fair.
Ein einfacher Test: Würden Sie sich selbst über diese Nachricht freuen? Wenn ja, schicken Sie sie. Wenn sie Sie stören würde, lassen Sie es.
Regeln beachten und dranbleiben
Bei jemandem nachzufragen, der ein Angebot von Ihnen wollte, gehört zum normalen Geschäftskontakt. Bleiben Sie aber beim Thema der Anfrage. Nutzen Sie die Nachricht nicht für andere Angebote und tragen Sie die Person nicht einfach in einen Newsletter ein. Für Werbung per E-Mail gelten eigene Regeln. In Deutschland braucht Werbung per E-Mail grundsätzlich eine vorherige Einwilligung (§ 7 UWG), auch gegenüber Unternehmen. In Österreich und der Schweiz gelten ähnliche, aber nicht gleiche Regeln. Die Vorschriften ändern sich. Dies ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Was überall guter Stil ist:
- Schreiben Sie von Ihrer eigenen Geschäftsadresse und mit Ihrem Namen.
- Machen Sie das Nein leicht. Ein Satz genügt: „Wenn das Thema erledigt ist, sagen Sie es mir gern.“
- Respektieren Sie ein Stopp beim ersten Mal.
Schwierig ist nicht das Schreiben, sondern das Drandenken. Tragen Sie die Termine am Tag des Angebots in den Kalender ein. Oder führen Sie eine einfache Liste mit drei Spalten: Name, Datum, nächster Schritt.
Wenn Sie das nicht von Hand verfolgen möchten: Never Miss a Lead von Astranode fasst an Tag 2 und Tag 5 höflich von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse nach und hört auf, sobald die Person antwortet oder Stopp sagt.
Zwei bis drei höfliche Nachrichten und eine Abschlussnachricht reichen bei den meisten Anfragen. Geben Sie jeder Nachricht einen Zweck und hören Sie auf, sobald jemand antwortet oder Nein sagt.