Missed Call Text Back ist eine einfache Automatisierung: Wenn Sie einen Anruf verpassen, erhält der Anrufer innerhalb von Sekunden eine SMS von Ihrem Betrieb. Darin steht, dass Sie gerade nicht abheben können, und die Frage, wie Sie helfen können. So geht das Gespräch per Nachricht weiter, und Sie antworten, sobald Sie Zeit haben.
So funktioniert es, Schritt für Schritt
- Jemand ruft Ihre Geschäftsnummer an. Sie sind auf der Baustelle, im Kundengespräch oder haben geschlossen.
- Der Anruf wird nicht angenommen. Das System erkennt das nach einer festgelegten Zahl von Klingelzeichen oder wenn besetzt ist.
- Der Anrufer bekommt eine SMS. Das geschieht automatisch, meist innerhalb von Sekunden.
- Der Anrufer antwortet per SMS. Er schreibt sein Anliegen oder bittet um Rückruf.
- Sie werden benachrichtigt. Sie sehen Nummer, Uhrzeit und Antwort und melden sich, sobald Sie können.
Eine typische erste Nachricht sieht so aus:
Guten Tag, hier ist Elektro Schmitt. Wir haben Ihren Anruf leider verpasst, weil wir gerade bei einem Kunden sind. Wie können wir helfen? Antworten Sie einfach auf diese Nachricht, wir melden uns so schnell wie möglich.
Der Gedanke dahinter ist einfach. Wer anruft und niemanden erreicht, muss entscheiden, was er als Nächstes tut. Eine freundliche SMS bietet einen leichten nächsten Schritt bei Ihnen an, bevor der Anrufer den nächsten Betrieb auf der Liste wählt.
Einen festen deutschen Begriff gibt es nicht. Sie finden auch „SMS bei verpasstem Anruf“ oder „automatische Rückruf-SMS“.
Was es nicht ist
- Keine Mailbox. Die Mailbox bittet den Anrufer, nach dem Ton zu sprechen. Text Back schreibt ihm zuerst. Beides lässt sich kombinieren. Einen Vergleich finden Sie unter Mailbox oder Text Back.
- Kein Telefonservice. Niemand hebt ab. Der Anruf bleibt verpasst. Nur die Reaktion danach läuft automatisch.
- Kein Werbekanal. Die SMS beantwortet einen Anruf. Sie enthält keine Angebote und trägt niemanden in einen Newsletter ein.
- Keine Lösung für Notfälle. Wenn Menschen Sie in dringenden Lagen anrufen, ist eine SMS zu langsam. Dann brauchen Sie einen Menschen am Telefon.
Für wen es passt und für wen nicht
| Passt gut | Passt weniger |
|---|---|
| Handwerker im Einsatz: Installateure, Elektriker, Dachdecker, Reinigungsfirmen | Betriebe mit ganztägig besetztem Empfang |
| Salons, Studios und Praxen, in denen das Team am Kunden arbeitet | Anrufer, die überwiegend vom Festnetz anrufen, das SMS meist nicht normal empfängt |
| Einzelunternehmer | Notruf- und Krisennummern |
| Betriebe mit Anrufen nach Ladenschluss | Betriebe mit fast keinen verpassten Anrufen |
Raten Sie nicht, zu welcher Gruppe Sie gehören. Zählen Sie zuerst zwei Wochen lang Ihre verpassten Anrufe. Wie das geht, zeigt der Ratgeber So finden Sie heraus, wie viele Anrufe Ihr Betrieb verpasst.
Was Sie für die Einrichtung brauchen
- Eine Geschäftsnummer, die SMS senden kann. Viele Lösungen stellen eine Nummer oder arbeiten über eine Rufumleitung mit Ihrer bestehenden Nummer. Fragen Sie, wie das bei Ihrem Telefonanbieter funktioniert.
- Eine Regel, wann ein Anruf als verpasst gilt. Zum Beispiel nach vier Klingelzeichen, bei besetzt oder außerhalb der Öffnungszeiten.
- Ein oder zwei Nachrichtentexte. Einer für die Arbeitszeit und einer für die Zeit danach sind ein guter Anfang.
- Einen Ort für die Antworten. Ihr Handy, eine App oder E-Mail. Legen Sie fest, wer antwortet und wie schnell.
- Eine Regel gegen Wiederholungen. Wer dreimal in zehn Minuten anruft, soll eine SMS bekommen, nicht drei.
Es geht auch von Hand: Sehen Sie nach jedem Einsatz in die Anrufliste und schreiben Sie jedem verpassten Anrufer selbst. Das kostet nichts und zeigt Ihnen, ob Ihre Anrufer auf SMS reagieren. Die Schwäche ist das Tempo. Von Hand dauert es eine Stunde oder länger, automatisch nur Sekunden.
Regeln für SMS an Anrufer
Eine SMS, die auf einen gerade getätigten Anruf antwortet, ist etwas anderes als Werbung. Trotzdem ist das Schreiben an Kunden geregelt, und die Regeln zu Einwilligung und Abmeldung bei geschäftlichen SMS unterscheiden sich je nach Land. Beispiele sind der TCPA in den USA, PECR in Großbritannien sowie UWG und DSGVO in Deutschland. In Deutschland braucht Werbung per SMS nach § 7 UWG grundsätzlich eine vorherige Einwilligung. Halten Sie die Nachricht deshalb strikt beim Anliegen des Anrufers.
Mit diesen Gewohnheiten bleiben Sie auf der vorsichtigen Seite:
- Eine SMS pro verpasstem Anruf, nur zu diesem Anruf.
- Nennen Sie Ihren Betrieb im ersten Satz.
- Keine Angebote, Rabatte oder Werbung im Text.
- Hören Sie sofort auf, wenn jemand darum bittet. Wo Ihr Land oder Ihr Anbieter es erwartet, ergänzen Sie einen Satz wie „Antworten Sie mit STOP, um keine Nachrichten mehr zu erhalten“.
- Nehmen Sie Anrufer nicht ohne klare Einwilligung in eine Werbeliste auf.
- Erwähnen Sie den Dienst in Ihrer Datenschutzerklärung und schließen Sie mit dem Anbieter in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Dies ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit fragen Sie eine Anwältin, Ihre Kammer oder Ihren Verband.
Woran Sie erkennen, ob es wirkt
Niemand kann Ihnen ein Ergebnis versprechen. Sie können es in einem Monat selbst messen. Zählen Sie:
- verpasste Anrufe
- gesendete SMS
- erhaltene Antworten
- Antworten, aus denen ein Auftrag oder Termin wurde
Ein Beispiel: Werden in einem Monat 30 Anrufe verpasst, gehen 30 SMS hinaus und 12 Personen antworten, haben Sie 12 Gespräche, für die sonst ein Rückruf nötig gewesen wäre oder die gar nicht stattgefunden hätten. Vergleichen Sie das mit den Kosten der Lösung und dem Wert eines Auftrags in Ihrem Betrieb.
Zwei Dinge entscheiden mehr als das Werkzeug: der Wortlaut der SMS und wie schnell Sie auf Antworten reagieren. Eine automatische SMS und danach sechs Stunden Stille hilft niemandem.
Wenn Sie das einrichten lassen möchten: Missed Call Text Back von Astranode ist im Early Access. Der Anrufer erhält in Sekunden eine SMS, und Sie erhalten die Angaben.
Missed Call Text Back macht aus einem verpassten Anruf in Sekunden ein Gespräch per SMS. Es wirkt nur, wenn die Nachricht ehrlich und kurz ist und Sie schnell auf Antworten reagieren.