Website-Briefing schreiben: Anleitung mit Vorlage

Ein Website-Briefing ist ein kurzes Dokument, das einem Webdesigner sagt, was Sie brauchen, für wen, bis wann und in welchem Budgetrahmen. Ein bis zwei Seiten reichen. Dieser Ratgeber erklärt die acht Bausteine eines guten Briefings und liefert eine Vorlage zum Kopieren und Ausfüllen.

Warum ein schriftliches Briefing Geld spart

Ohne Briefing rät jeder Anbieter, was Sie wollen. Der eine denkt an fünf Seiten auf Basis einer Vorlage, der andere an ein individuelles Design mit Buchungssystem. Die Angebote liegen dann weit auseinander, und Sie können nicht beurteilen, welches sein Geld wert ist.

Ein Briefing hilft auf drei Arten:

• Angebote werden vergleichbar. Alle kalkulieren dasselbe.
• Lücken fallen früh auf. Beim Schreiben müssen Sie entscheiden, wer Texte und Fotos liefert, und zwar vor Projektbeginn und nicht in der dritten Woche.
• Es gibt später weniger Streit. Steht der Umfang auf Papier, wissen beide Seiten, was vereinbart war und was als Zusatz gilt.

Fachbegriffe brauchen Sie nicht. Ein Anbieter muss Ihr Ziel kennen, nicht die Software. Beschreiben Sie das Problem und lassen Sie sich die Lösung vorschlagen.

Die acht Bausteine eines guten Briefings

1. Ihr Betrieb. Was Sie tun, wo und für wen, in drei Sätzen.
2. Das Ziel. Was soll die Website erreichen? Wählen Sie ein Hauptziel, etwa mehr Angebotsanfragen, Online-Buchungen oder weniger Rückfragen am Telefon.
3. Ihre Kunden. Wer besucht die Seite und was möchte er zuerst wissen?
4. Seiten und Funktionen. Eine Liste der Seiten und eine Liste der Funktionen, etwa Kontaktformular, Buchung oder eine zweite Sprache.
5. Inhalte. Welche Texte, Fotos und Logos gibt es, und wer liefert, was fehlt?
6. Gestaltung und Beispiele. Zwei oder drei Websites, die Ihnen gefallen, und was genau Ihnen daran gefällt. Dazu eine, die Ihnen nicht gefällt.
7. Budget und Zeitplan. Eine Spanne und ein Wunschtermin, mit Begründung, falls es eine feste Frist gibt.
8. Nach dem Start. Wer pflegt die Inhalte, wer kümmert sich um Hosting und Wartung?

Wenn Sie bei den Seiten unsicher sind: Der Ratgeber Was eine Firmenwebsite braucht enthält eine Grundliste.

Die Vorlage zum Kopieren

Kopieren Sie den Text in ein Dokument und ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern. Kurze Antworten genügen.

Website-Briefing für [Firmenname]
Datum: [Datum]. Ansprechperson: [Name, Telefon, E-Mail].

1. Über uns. Wir sind [Art des Betriebs] in [Ort]. Wir bieten [Hauptleistungen] für [Kundengruppe]. Aktuelle Website: [Adresse oder keine].

2. Ziel. Das Hauptziel der neuen Website ist [zum Beispiel mehr Angebotsanfragen]. Wir erkennen den Erfolg daran, dass [zum Beispiel jede Woche Anfragen über das Formular kommen].

3. Kunden. Unsere typischen Kunden sind [Beschreibung]. Vor der Kontaktaufnahme möchten sie wissen: [Preise, Einzugsgebiet, Verfügbarkeit].

4. Seiten. [Startseite, Leistungen, Über uns, Kontakt, Impressum, Datenschutz, weitere].
Funktionen. [Kontaktformular, Online-Buchung, Karte, Sprachen, Cookie-Einwilligung, weitere].

5. Inhalte. Vorhanden sind [Logo, Fotos, Texte]. Hilfe brauchen wir bei [Texten, Fotos, Übersetzung, Rechtstexten].

6. Gestaltung. Uns gefällt [Website 1], weil [Grund], und [Website 2], weil [Grund]. Nicht gefällt uns [Website 3], weil [Grund]. Unsere Farben und Schriften: [Angaben oder offen].

7. Budget und Zeitplan. Unser Budget liegt zwischen [Betrag] und [Betrag] netto. Wir möchten bis [Datum] online gehen, weil [Grund].

8. Nach dem Start. Selbst ändern möchten wir [Texte, Fotos, Preise]. Für Hosting und Wartung [haben wir einen Anbieter oder brauchen wir ein Angebot].

Bitte nennen Sie im Angebot: eine Liste der enthaltenen Leistungen, die Zahl der Korrekturschleifen, den Zeitplan, alle laufenden Kosten und wem Domain und Inhalte gehören.

Ziele und Funktionen gut beschreiben

Die nützlichsten Briefings sind konkret. Ein Vergleich:

Teilen Sie Ihre Funktionen in zwei Gruppen:

• Muss: Ohne das erfüllt die Website ihren Zweck nicht.
• Kann: Schön, darf aber später kommen.

So kann der Anbieter eine kleinere erste Fassung vorschlagen, wenn das Budget knapp ist. Stehen Logins oder Kundenkonten auf Ihrer Liste, lesen Sie zuerst Website oder Web-App, denn das verändert die Größe des Projekts.

Fehler, die ein Briefing unbrauchbar machen

• Kein Budget. Viele Inhaber verschweigen das Budget und hoffen auf einen niedrigen Preis. Das Ergebnis sind Angebote, die nicht passen. Eine Spanne hilft dem Anbieter vorzuschlagen, was darin möglich ist.
• Lösungen statt Probleme. "Wir brauchen einen Slider und einen Chatbot" sagt weniger als "Besucher sollen unsere drei Hauptleistungen sofort sehen und auch außerhalb der Öffnungszeiten eine Antwort bekommen".
• Zu viele Ziele. Eine Seite, die gleichzeitig verkaufen, Personal gewinnen, informieren und beeindrucken soll, kann nichts davon gut. Wählen Sie ein Hauptziel.
• Niemand entscheidet. Benennen Sie eine Person, die Rückmeldung gibt und freigibt. Entscheidungen im Gremium bremsen jedes Projekt.
• Inhalte werden vergessen. Fehlende Texte und Fotos sind ein häufiger Grund für verspätete Starts. Sagen Sie ehrlich, was vorhanden ist.
• Zwanzig Seiten Details. Ein langes Briefing wird nicht gründlich gelesen. Bleiben Sie bei ein bis zwei Seiten und bieten Sie ein Gespräch für Fragen an.

Was Sie mit dem fertigen Briefing tun

1. Senden Sie dasselbe Briefing an zwei oder drei Anbieter.
2. Bieten Sie ein kurzes Gespräch an. Gute Anbieter stellen Fragen, und diese Fragen verraten viel über ihre Arbeitsweise.
3. Bitten Sie um ein schriftliches Angebot mit einer Liste der enthaltenen Leistungen.
4. Vergleichen Sie Umfang, laufende Kosten und Zeitplan, nicht nur den Preis.
5. Hängen Sie das Briefing an Vertrag oder Auftrag an, damit es zum vereinbarten Umfang wird.

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