Nutzen Sie die kostenlose WhatsApp Business App, wenn ein oder zwei Personen eine überschaubare Zahl von Chats von Hand beantworten. Nutzen Sie die WhatsApp Business Platform, oft einfach API genannt, wenn Sie Automatisierung, ein gemeinsames Postfach für mehrere Mitarbeitende oder eine Anbindung an Ihr Buchungs- oder Bestellsystem brauchen. Dieser Ratgeber erklärt den Unterschied verständlich.
Die zwei Produkte in einer Minute
Meta bietet Unternehmen zwei verschiedene Wege, WhatsApp zu nutzen. Sie tragen einen ähnlichen Namen, funktionieren aber sehr unterschiedlich.
- WhatsApp Business App. Eine kostenlose App für Ihr Smartphone. Sie installieren sie, registrieren eine Nummer und schreiben von Hand mit Ihren Kunden. Dazu kommen ein Unternehmensprofil, Öffnungszeiten, ein kleiner Katalog, Labels, Schnellantworten sowie einfache automatische Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten.
- WhatsApp Business Platform. Das ist die API. Sie hat keine eigene App. Eine Software verbindet sich für Sie mit WhatsApp: ein gemeinsames Postfach, ein Bot, ein Buchungssystem oder eine individuelle Lösung. Sie ist für Automatisierung und Teams gemacht und bringt strengere Regeln und Nachrichtengebühren mit.
Keines der beiden ist das bessere Produkt. Sie sind für unterschiedliche Phasen eines Betriebs gedacht.
Der direkte Vergleich
| Punkt | Business App | Business Platform (API) |
|---|---|---|
| Kosten der Nutzung | Kostenlos | Meta berechnet Nachrichten, dazu kommen Software oder Anbieter |
| Einrichtung | Minuten, am Smartphone | Meta-Unternehmenskonto, Nummernregistrierung und eine Software |
| Wer antwortet | Ein Mensch, von Hand | Ein Mensch, ein Bot oder beide |
| Nutzung im Team | Ein Smartphone plus einige verknüpfte Geräte | Viele Mitarbeitende über ein gemeinsames Postfach |
| Automatisierung | Begrüßung, Abwesenheit, Schnellantworten | Ganze Abläufe: Fragen, Termine, Bestellungen, Übergabe |
| Anbindung an andere Systeme | Sehr begrenzt | Kalender, Shop, CRM und mehr |
| Kunden von sich aus anschreiben | Von Hand getippt, mit deren Erlaubnis | Nur mit Opt-in und genehmigter Nachrichtenvorlage |
Die Funktionen ändern sich auf beiden Seiten. Prüfen Sie vor der Entscheidung die aktuellen Seiten von Meta.
Die Regeln, die zur Platform gehören
Die Platform kann mehr, und Meta knüpft daran klare Regeln. Vier davon sind für kleine Betriebe wichtig.
- Opt-in. Sie brauchen die Erlaubnis des Kunden, bevor Sie ihm schreiben. Mehr dazu im Ratgeber zur WhatsApp-Einwilligung.
- Das 24-Stunden-Kundenservicefenster. Schreibt Ihnen ein Kunde, öffnet sich ein Fenster von 24 Stunden. In dieser Zeit dürfen Sie frei formuliert antworten.
- Nachrichtenvorlagen. Außerhalb dieses Fensters dürfen Sie nur Vorlagen senden, die Meta vorab genehmigt hat, zum Beispiel eine Terminerinnerung.
- Gebühren. Meta berechnet Nachrichten auf der Platform. Das Preismodell hat sich im Lauf der Zeit geändert und unterscheidet sich nach Land und Nachrichtenart. Verlassen Sie sich nicht auf ältere Blogartikel. Sehen Sie auf der aktuellen Preisseite von Meta nach, bevor Sie ein Budget planen.
Für beide Produkte gelten außerdem Datenschutz- und Wettbewerbsrecht. In Deutschland, Österreich und der Schweiz betrifft das vor allem die DSGVO beziehungsweise das Schweizer Datenschutzgesetz und die Regeln für Werbung per elektronischer Nachricht. Die Vorgaben unterscheiden sich je nach Land und ändern sich. Dies ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Wann die kostenlose App genügt
Bleiben Sie bei der Business App, wenn die meisten dieser Punkte zutreffen:
- Ein oder zwei Personen beantworten alle Chats.
- Sie schaffen die Antworten tagsüber ohne Stress.
- Kunden fragen einfache Dinge, für die Sie keine Daten aus anderen Systemen brauchen.
- Sie müssen selten Erinnerungen oder Hinweise an viele Kunden senden.
Mit drei kleinen Schritten holen Sie viel aus der App heraus: Unternehmensprofil vollständig ausfüllen, Schnellantworten für Ihre fünf häufigsten Fragen anlegen und eine ehrliche Abwesenheitsnachricht einstellen.
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir haben gerade geschlossen und antworten am [Tag] ab [Uhrzeit]. In dringenden Fällen erreichen Sie uns telefonisch unter [Nummer].
Anzeichen, dass Sie die Platform brauchen
- Nachrichten kommen abends und am Wochenende, und die Absender erwarten eine Antwort.
- Mehrere Mitarbeitende sollen dieselben Chats sehen und beantworten, ohne sich ein Smartphone zu teilen.
- Immer gleiche Fragen fressen einen großen Teil Ihres Tages.
- Kunden sollen Termine direkt im Chat buchen, verschieben oder absagen können.
- Bestellbestätigungen oder Erinnerungen sollen automatisch verschickt werden.
- Sie möchten nachvollziehen, wer was beantwortet hat, mit sauberem Verlauf pro Kunde.
Ein einzelnes Anzeichen reicht meist nicht. Treffen zwei oder drei zusammen, kostet Sie der Weg von Hand Zeit oder Anfragen.
So wechseln Sie von der App zur Platform
- Über die Nummer entscheiden. Im klassischen Aufbau läuft eine Nummer entweder in der App oder auf der Platform. Meta hat inzwischen Wege eingeführt, in bestimmten Konstellationen beides zu nutzen. Fragen Sie Ihren Anbieter, was heute möglich ist und was mit Ihrem Chatverlauf geschieht.
- Meta-Unternehmenskonto anlegen oder aufräumen. Verwenden Sie Ihren echten Firmennamen und korrekte Angaben. Meta kann eine Verifizierung des Unternehmens verlangen.
- Software wählen. Das kann ein gemeinsames Postfach sein, ein Bot oder ein Werkzeug, das Sie bereits nutzen und das WhatsApp unterstützt.
- Erste Vorlagen schreiben. Beginnen Sie mit zwei oder drei, etwa Terminbestätigung und Erinnerung. Wie das geht, zeigt der Ratgeber zu Vorlagen und der 24-Stunden-Regel.
- Einwilligungen sammeln, vom ersten Tag an und mit Nachweis.
- Mit dem eigenen Smartphone testen, bevor Kunden etwas sehen.
Wenn Sie das lieber umsetzen lassen: Der WhatsApp Bot von Astranode läuft auf der offiziellen WhatsApp Business Platform und befindet sich im Early Access.
Beginnen Sie mit der kostenlosen App, solange Sie Chats von Hand schaffen. Wechseln Sie zur Platform, wenn Sie Automatisierung, ein Team-Postfach oder Systemanbindungen brauchen, und planen Sie Opt-in, Vorlagen und Nachrichtengebühren ein.