Eine gute Terminerinnerung nennt den Betrieb, das Datum und die Uhrzeit und sagt in einem Satz, wie der Kunde bestätigt oder den Termin ändert. Hier finden Sie Vorlagen für SMS und E-Mail zum Kopieren und Anpassen. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen.
Was jede Erinnerung braucht
Halten Sie Erinnerungen kurz. Der Kunde soll sie in wenigen Sekunden auf dem Sperrbildschirm verstehen. Prüfen Sie jede Nachricht mit dieser Liste:
- Wer schreibt. Der Firmenname steht am Anfang. Eine SMS von unbekannter Nummer ohne Namen wirkt wie Spam.
- Wochentag, Datum und Uhrzeit. Der Wochentag hilft, Fehler zu bemerken.
- Eine klare Handlung. Bestätigen, verschieben oder absagen, und wie das geht.
- Der Ort, wenn Sie mehrere Standorte haben oder Kunden zum ersten Mal kommen.
- Keine privaten Details. Nennen Sie weder Behandlung noch Anlass. Andere könnten den Bildschirm sehen.
Die SMS eignet sich für die kurze Erinnerung. Die E-Mail ist besser, wenn Anfahrt, Formulare oder Unterlagen dazukommen. Unser Vergleich SMS oder E-Mail für Erinnerungen zeigt, wann was passt.
Vorlagen für SMS
Buchungsbestätigung
[Firmenname]: Ihr Termin ist gebucht für [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] Uhr. Möchten Sie ihn ändern? Antworten Sie auf diese Nachricht oder rufen Sie an: [Telefonnummer].
Erinnerung einige Tage vorher
[Firmenname]: Wir erinnern an Ihren Termin am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] Uhr. Passt die Zeit nicht mehr? Antworten Sie mit NEU, und wir finden einen anderen Termin.
Erinnerung am Vortag mit Bestätigung
Guten Tag Frau Schmidt, wir sehen uns morgen um [Uhrzeit] Uhr bei [Firmenname]. Bitte antworten Sie mit JA zur Bestätigung oder mit NEU zum Verschieben.
Erinnerung am selben Tag
[Firmenname]: Bis heute um [Uhrzeit] Uhr. Adresse: [Adresse]. Sie verspäten sich? Bitte kurz anrufen: [Telefonnummer].
Zwei bis drei kurze Sätze pro SMS genügen. Lange Texte werden von manchen Netzen in mehrere Teile zerlegt und sind schwerer zu lesen.
Vorlagen für E-Mail
Bestätigungs-E-Mail
Betreff: Ihr Termin am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] Uhr
Guten Tag Herr Wagner,
vielen Dank für Ihre Buchung bei [Firmenname]. Hier die Angaben:
Datum: [Wochentag, Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit] Uhr
Dauer: etwa [Dauer]
Adresse: [Adresse]
Bitte mitbringen: [Unterlagen]
Wenn Sie den Termin ändern oder absagen möchten, antworten Sie auf diese E-Mail oder rufen Sie an unter [Telefonnummer]. Bitte geben Sie uns spätestens [Frist] vorher Bescheid.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Erinnerungs-E-Mail am Vortag
Betreff: Erinnerung: Ihr Termin morgen um [Uhrzeit] Uhr
Guten Tag Herr Wagner,
wir erinnern kurz an Ihren Termin morgen, [Wochentag, Datum], um [Uhrzeit] Uhr bei [Firmenname].
Klappt es bei Ihnen? Antworten Sie bitte mit einem kurzen Ja. Wenn Sie eine andere Zeit brauchen, schreiben Sie uns. Wir finden eine Lösung.
Bis morgen
[Ihr Name]
Setzen Sie Datum und Uhrzeit in die Betreffzeile. Viele lesen nur den Betreff.
Wenn keine Antwort kommt oder der Kunde nicht erschienen ist
Keine Antwort auf die Erinnerung
Guten Tag Frau Schmidt, wir haben noch keine Rückmeldung zu Ihrem Termin morgen um [Uhrzeit] Uhr. Kommen Sie? Ein kurzes JA oder NEIN hilft uns bei der Planung. Vielen Dank. [Firmenname]
Nach einem versäumten Termin
Guten Tag Frau Schmidt, wir haben Sie heute um [Uhrzeit] Uhr vermisst. Wir hoffen, es ist alles in Ordnung. Möchten Sie einen neuen Termin? Antworten Sie auf diese Nachricht oder rufen Sie an: [Telefonnummer]. [Firmenname]
Bleiben Sie freundlich, auch nach einem Ausfall. Sie kennen den Grund nicht. Eine ruhige Nachricht bringt viele Kunden zurück, eine scharfe verliert sie dauerhaft.
Dank für die rechtzeitige Absage
Danke für Ihre Nachricht, Frau Schmidt. Ihr Termin am [Datum] ist abgesagt. Möchten Sie einen neuen? Zwei Vorschläge: [Termin 1] oder [Termin 2].
Wenn Sie eine Absageregelung haben, ergänzen Sie in der Erinnerung am Vortag eine kurze Zeile, zum Beispiel: „Kostenfreies Ändern ist bis [Zeitpunkt] möglich.“ Ob Sie ein Ausfallhonorar verlangen dürfen, hängt von Land und Beruf ab.
Kleine Regeln, damit die Vorlagen wirken
- Senden Sie von einer Nummer oder Adresse, die Antworten annimmt. Wer um ein JA bittet, muss es auch lesen.
- Immer dieselben Wörter. Kunden lernen, was JA und NEU bedeuten.
- Auf die Uhrzeit achten. Senden Sie tagsüber oder am frühen Abend, nicht nachts.
- Einwilligung einholen. Fragen Sie bei der Buchung, wie der Kunde erinnert werden möchte, und halten Sie das fest. In der EU gilt die DSGVO. Praxen müssen besonders auf Gesundheitsdaten achten. Dies sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.
- Abmelden ermöglichen. Wer keine Erinnerungen möchte, bekommt keine mehr.
- Keine Werbung beimischen. Eine Erinnerung ist eine Servicenachricht. Angebote darin können andere Regeln auslösen.
- Am eigenen Handy testen. Prüfen Sie Namen, Datum und Links, bevor echte Kunden die Nachricht bekommen.
Von Hand oder automatisch senden
Bei einer Handvoll Termine am Tag können Sie von Hand erinnern. Speichern Sie die Vorlagen als Textbausteine im Handy und reservieren Sie jeden Nachmittag zehn Minuten für die Liste des nächsten Tages.
Das bricht zusammen, wenn viel los ist oder Sie krank oder im Urlaub sind. Genau dann schmerzt ein Ausfall am meisten. Viele Buchungsprogramme enthalten einfache Erinnerungen. Prüfen Sie zuerst, was Ihr Kalender oder Buchungssystem schon kann.
Wenn Erinnerungen mit Antworten zum Bestätigen und Verschieben ohne Ihr Zutun laufen sollen: Dafür ist der No-Show Stopper von Astranode gedacht. Er ist im Early Access.
Nennen Sie Ihren Betrieb, Wochentag, Datum und Uhrzeit und bitten Sie um eine klare Antwort. Eine kurze Erinnerung, die das Verschieben leicht macht, bewirkt mehr als eine lange, die nur mahnt.